Importanța managementului schimbării atunci când implementați o soluție software pentru afaceri

Implementarea unei tehnologii noi în cadrul unei organizații care are tradiții deja stabilite și un software favorit nu este ușor de realizat. Nu rareori angajații se plâng că nouă soluție nu este intuitivă, nu își face treaba sau merge mai încet. Cu toate acestea, de cele mai multe ori, soluțiile pentru afaceri nu eșuează din cauza unor probleme tehnologice. De fapt, aceste eșecuri sunt legate de strategiile defectuoase de adoptare și de managementul persoanelor. Cum poate o companie să evite un eșec și să reușească să implementeze un software nou? Citiți restul articolului pentru a afla cum vă poate ajuta managementul schimbării.

Ce este managementul schimbării?

Există mai multe fațete ale termenului „managementul schimbării”. Una dintre acestea are legătură cu nivelul organizațional al companiei: în acest domeniu am vorbi despre modul în care liderii unei companii îi ajută pe angajați de-a lungul procesului pentru a crește schimbarea organizațională și a o accelera în cadrul companiei. În ceea ce privește tehnologia, managementul schimbării ar fi definit ca aplicarea unui proces structurat și a unui set de instrumente pentru gestionarea persoanelor aflate de partea schimbării. În sfârșit, dar nu în ultimul rând, la nivel de proiect, managementul schimbării ar reprezenta o abordare structurală cu livrabile pentru susținerea reperelor de schimbare individuale.

De ce eșuează anumite implementări?

Există adesea o discrepanță mare între managementul proiectelor și managementul schimbării. Cel mai frecvent, ajutarea utilizatorului să adopte tehnologia nouă nu este considerată o prioritate. De exemplu, în loc să îi facă pe utilizatori să se implice și să îi instruiască în timpul procesului de implementare, li se trimite un e-mail cu un link către training după lansare. Este important să nu subestimați puterea angajaților unei companii – adoptarea de către ei a sistemului va reprezenta factorul hotărâtor în ceea ce privește implementarea unui software pentru afaceri. Până la urmă, deși nu ei sunt cei care iau decizia de a utiliza un anumit software, atribuțiile lor sunt cele care se vor schimba în urma acestui lucru. Calea către utilizare și adoptare este una lungă, după cum se poate observa din Curba Schimbării Kubler-Ross.

STARE DE SPIRIT ȘI COMPETENȚĂ

TIMP

Șoc – Surpriză sau șoc în urma procedurii evenimentului

Negare – Neîncredere; căutarea de dovezi cu privire la faptul că nu este adevărat

Frustrare – Recunoașterea faptului că lucrurile s-au schimbat; uneori mânie

Depresie – Stare de spirit negativă; lipsa energiei

Experimentare – Prima interacțiune cu situația nouă

Decizie – Învățarea modului în care ar trebui să se procedeze în noua situație; sentimente mai pozitive

Integrare – Schimbările sunt integrate; persoana s-a schimbat

Cum pot liderii unei companii să se asigure că implementarea nu va eșua? 

În primul rând, cu toții trebuie să fie de acord cu schimbarea. Trebuie să își comunice angajamentul și eforturile pentru a evidenția valoarea schimbării preconizate. Ulterior, trebuie să se stabilească grupuri cheie – care constau în team leaderi, manageri, supervizori, etc. – aceștia ar putea fi considerați „persoane care adoptă schimbarea timpuriu”. Aceste persoane vor trebui să beneficieze de un training amplu pentru a aplica instrumentele și principiile de management al schimbării și, implicit, pentru a contribui la facilitarea tranziției.

În plus, trebuie să se observe dacă compania a aplicat aceleași sisteme și mecanisme la toate nivelurile pentru instituționalizarea managementului schimbării. În cazul în care un departament este obligat să lucreze cu tehnologia nouă, dar altul nu, acest lucru va crea tensiune. În ceea ce privește managementul schimbării, este important să existe o abordare standardizată, astfel încât să fie eficient.

Un aspect foarte important al unei implementări reușite ar fi o foaie de parcurs care să îndrume persoanele și să le ajute să își dorească să adopte software-ul nou. Este util ca o anumită persoană din cadrul companiei să se ocupe de proces și, în plus, este important că existe un partener care este dispus să îi instruiască și să îi asiste pe utilizatorii finali de-a lungul tranziției la software-ul nou.

Vreți să aflați mai multe despre modul în care ne ajutăm clienții să implementeze soluții noi pentru afaceri? Contactați-ne pentru a afla mai multe.