Rezumat
- Office 1 Superstore Bulgaria face parte din Office 1 Superstore International – un lanț global de magazine în sistem de franciză, specializat în vânzarea cu amănuntul de consumabile și echipamente de birou.
- În prezent, franciza este prezentă în următoarele opt țări: Bulgaria, Franța, Germania, Libia, Turcia, Serbia, Grecia și Iordania.
- Panda Coop., francizorul principal exclusiv pentru Bulgaria, a devenit singurul proprietar și reprezentant al tuturor mărcilor Office 1 la nivel mondial. În prezent, compania operează 76 de magazine în Bulgaria, având peste 1 000 de angajați.
De la deschiderea primului magazin, în 1997, Office 1 Superstore a devenit unul dintre principalii furnizori de echipamente de birou de pe piața bulgară.
Provocarea
Fiind una dintre cele mai mari companii de retail din Bulgaria, Office 1 Superstore lucra zilnic cu mii de clienți, generând astfel un volum mare de date. Pentru a gestiona aceste date, toate magazinele și sediul central foloseau diverse sisteme software. În acest fel, existau diferite surse de date neintegrate, ceea ce făcea ca luarea unor decizii în cunoștință de cauză să fie o sarcină extrem de dificilă. Toate datele erau introduse manual, ceea ce ducea la numeroase erori.
Lipsa unei baze de date unice a complicat foarte mult comunicarea dintre parteneri și furnizori.
Unul dintre principalele obstacole cu care s-a confruntat Office 1 Superstore a fost și lipsa unei baze de date integrate a clienților. Informațiile referitoare la fiecare client – vânzările pe client, plățile etc. – erau stocate în sisteme separate. Această lipsă de coordonare a creat dificultăți în ceea ce privește serviciile pentru clienți și activitatea operațională.
Soluția
Confruntându-se cu toate aceste provocări în activitatea de zi cu zi, Office 1 Superstore a început să caute o soluție software adecvată pentru afaceri. Compania a ales Microsoft Dynamics NAV și Isystems – liderul în implementarea soluțiilor software de afaceri bazate pe platformele Microsoft Dynamics în Bulgaria și în alte țări.
„Am ales Microsoft Dynamics NAV deoarece este o soluție software unică care integrează întregul proces, de la terminalele POS, trecând prin telemarketing și vânzări, până la analiza de afaceri prin rapoarte detaliate și tablouri de bord. Această soluție este cea mai potrivită pentru specificul afacerii noastre. Suntem și dorim să rămânem lideri în domeniul nostru, iar acest lucru ne-a determinat să alegem cel mai bun sistem software de pe piață”
Mrs. Elka Kamenovaova
President of the Board of Directors, Office 1 Superstore
Proiectul a inclus implementarea modulelor de contabilitate, vânzări, marketing, gestionarea depozitelor și a lanțului de aprovizionare, alături de soluția specifică sectorului LS Retail – un modul suplimentar pentru Microsoft Dynamics NAV, conceput special pentru companiile din sectorul comerțului cu amănuntul.
La câteva luni după începerea procesului de implementare, toate punctele de vânzare, împreună cu sediul central, au început să utilizeze Microsoft Dynamics NAV și LS Retail. De asemenea, Microsoft Dynamics NAV a fost integrat cu magazinul online Office 1 Superstore, facilitând funcționarea acestuia.
Pentru gestionarea eficientă a tuturor proceselor din magazine, Office 1 Superstore se bazează pe LS Retail. Modulul Standalone a permis punctelor de vânzare să funcționeze independent, chiar și în absența unei conexiuni cu sediul central. De asemenea, Office 1 Superstore a implementat module LS Retail pentru comenzi speciale, planificarea aprovizionării și transferurile de articole între diferite locații, care ajută acum compania să ofere servicii de primă clasă tuturor clienților săi.
De asemenea, a fost implementat modulul „Depozit” din Microsoft Dynamics NAV. Scopul acestuia este de a urmări și controla toate operațiunile din depozit. În plus, s-a realizat integrarea unor scanere de coduri de bare, prin care activitățile de recepție și expediere a mărfurilor au fost optimizate și mai mult.
Pentru a răspunde tuturor nevoilor specifice ale Office 1 Superstore, echipa Isystems Bulgaria a creat câteva funcționalități personalizate suplimentare. A fost dezvoltat un modul specific care respectă politica de prețuri a companiei. De asemenea, acesta oferă funcționalități pentru crearea de promoții atractive, valorificarea oportunităților de vânzare încrucișată și gestionarea eficientă a programelor de fidelizare a clienților.
Pe baza datelor colectate zilnic și grație configurațiilor pentru diverse rapoarte și analize, conducerea dispune în sfârșit de informațiile-cheie necesare în timp util, acestea constituind baza pentru luarea unor decizii adecvate și pentru gestionarea eficientă a tuturor activităților companiei.
Avantaje principale
Office 1 Superstore a înregistrat o serie de îmbunătățiri în activitățile operaționale și de management și a depășit toate provocările anterioare. Printre principalele avantaje ale utilizării noilor soluții se numără:
- Sistem integrat care acoperă toate procesele operaționale, oferind acces rapid și ușor la toate informațiile în timp real
- O bază de date unificată a clienților, îmbunătățirea serviciilor și a relațiilor cu partenerii și furnizorii
- Securitatea informațiilor sporită
- Utilizarea optimă a resurselor
- Reducerea volumului de muncă al administratorilor de sistem
- Sisteme flexibile de stabilire a prețurilor
- Creșterea vânzărilor, îmbunătățirea indicatorilor financiari și simplificarea proceselor contabile
- Optimizarea costurilor și planificarea optimă a aprovizionării
- Furnizarea de rapoarte și analize în timp util pentru o gestionare eficientă a companiei
- Posibilitatea de a lucra în modul offline, chiar și fără conexiune la sediul central
În 2018, Office 1 Superstore a inaugurat un nou depozit și centru logistic, primul de acest gen din Europa de Sud-Est. Suprafața totală a depozitului este de 8 600 de metri pătrați, iar acesta este echipat cu un sistem automatizat de depozitare și manipulare, OSR Shuttle, produs de compania austriacă Knapp. Clădirea cu 22 de etaje are o capacitate de stocare de până la 12 000 de produse. Totuși, a fost necesară integrarea acestuia cu sistemul ERP al companiei.
Deoarece Office 1 Superstore stabilise deja o relație de încredere cu Isystems, au ales compania noastră pentru a îndeplini această sarcină. Integrarea a fost personalizată special pentru nevoile lor și le-a permis să automatizeze cât mai mult posibil procesul de pregătire a comenzilor și de expediere, economisind mult timp și efort din partea angajaților lor. Implementarea a crescut de 12 ori productivitatea în cazul comenzilor mici și a redus erorile la 0,1%. Acest lucru a dus la rezultate impresionante, așa cum se poate vedea în videoclipul de mai jos:
