Rezumat
- Înființată în 2004, PIPE SYSTEM este specializată în două domenii principale de activitate: primul se axează pe vânzarea cu ridicata și cu amănuntul de țevi, sisteme de alimentare cu apă și de canalizare, în timp ce al doilea se concentrează exclusiv pe sectorul construcțiilor și pe proiectele de instalare.
Provocarea
De-a lungul anilor, PIPE SYSTEM și-a extins treptat gama de servicii și produse oferite, adaptând astfel structura organizațională a companiei pentru a răspunde în mod adecvat cerințelor unui mediu în continuă schimbare. Având două depozite – unul în Sofia și unul lângă Burgas –, PIPE SYSTEM asigură locuri de muncă pentru peste 100 de angajați cu normă întreagă și sute de subcontractanți pentru proiecte, în funcție de volumul de muncă. Astăzi, este una dintre companiile de top de pe piața bulgară în sectorul alimentării cu apă și al instalațiilor de conducte. Dar ce anume stă la baza rezultatelor sale profitabile?
Încă de la înființare, compania s-a bazat pe tehnologia informației pentru a-și sprijini procesele operaționale. Inițial, fiecare departament folosea diverse aplicații software – de exemplu, exista o aplicație de contabilitate care prezenta fluxurile de numerar; un program de gestionare a stocurilor care monitoriza disponibilitatea materialelor și coordona vânzările; iar instrumentul cel mai utilizat era foile de calcul Microsoft Excel, în care fiecare divizie își introducea datele și informațiile, păstrându-le arhivate în propriile birouri administrative.
Soluția
Pe măsură ce afacerea s-a dezvoltat, procesele au devenit mai complexe, aria de acțiune s-a extins, iar eficiența și utilitatea inițială ale numeroaselor instrumente software neintegrate au devenit depășite. Volumul de muncă creștea progresiv, iar Excel nu mai era eficient din punct de vedere al timpului, întrucât fiecare divizie folosea foi de calcul diferite pentru raportare.
Printre principalele dificultăți cu care s-a confruntat PIPE SYSTEM s-au numărat duplicarea datelor introduse în toate aplicațiile utilizate, din cauza lipsei unei surse centralizate de date, probleme legate de raportarea costurilor pentru proiectele de construcții, stabilirea prețurilor, pierderea de timp și eforturi irosite, precum și capacități limitate de raportare și analiză în timp real. Soluția a fost una singură: implementarea unui sistem ERP pentru a spori eficiența și a optimiza toate procesele operaționale evidente: de la contabilitate, la gestionarea stocurilor și până la gestionarea bazelor de date și interoperabilitate.
Implementare
La scurt timp după luarea deciziei strategice, conducerea PIPE SYSTEM a primit numeroase laude din partea unui partener de seamă pentru performanța soluțiilor de afaceri Microsoft Dynamics 365. „Ne doream ceea ce aveau ei”, explică doamna Guneva. În cele din urmă, compania a demarat proiectul de implementare a Microsoft Dynamics 365.
După ce i s-a recomandat cu căldură să beneficieze de expertiza aprofundată și de know-how-ul companiei Isystems Bulgaria, PIPE SYSTEM a ales-o ca partener de implementare. „Grupul Isystems este un partener de încredere, pe care te poți baza în astfel de proiecte vitale. Dispune de o echipă de profesioniști cu înalte competențe, care ne-a oferit sprijin deplin pe parcursul procesului de implementare”, afirmă doamna Guneva.
Un alt motiv care a determinat decizia companiei PIPE SYSTEM de a colabora cu Isystems Bulgaria a fost faptul că integratorul le-a prezentat avantajele modelului de licențiere SPLA. Prin intermediul modelului SPLA, compania plătește lunar exclusiv pentru consumul efectiv generat, fără taxe sau comisioane suplimentare și fără o investiție inițială substanțială în software sau hardware. În acest fel, PIPE SYSTEM beneficiază de o mai mare flexibilitate în mediul de afaceri dinamic și în continuă schimbare de astăzi; reduce semnificativ cheltuielile de întreținere a sistemului; obține un ROI mai rapid; și multe altele. În plus, Isystems deține experiență în furnizarea de sisteme ERP sub formă de servicii cloud în cadrul industriei construcțiilor.
În doar câteva luni de la demararea proiectului, Isystems a implementat deja modulele și funcționalitățile solicitate de PIPE SYSTEM: Registrul general pentru operațiunile financiare, Conturi de plătit, Conturi de încasat, Gestionarea stocurilor, Gestionarea proiectelor, Funcționalitatea inter-companii și CRM. În vederea îmbunătățirii proceselor-cheie ale companiei, Isystems a dezvoltat, de asemenea, un număr mare de funcționalități noi, printre care:
- Funcționalități pentru gestionarea listelor de sarcini din domeniul construcțiilor în sistem;
- Importarea din Excel a listei de lucrări/activități ale potențialilor clienți, pentru a facilita procesul de ofertare;
- Stabilirea prețurilor pentru lucrări pe baza normelor și activităților din domeniul construcțiilor;
- Gestionarea contractelor pentru antreprenorii investitori, precum și pentru subcontractanți;
- Propunere de facturare automată în funcție de cantitățile finalizate ale diferitelor comenzi pentru o anumită perioadă;
- Propunere automată privind consumul de materiale, pe baza cantităților de produs finit și a normelor de construcție;
- Numeroase rapoarte și formulare tipărite specifice sectorului construcțiilor.
În plus, Isystems a integrat soluția software unificată cu serviciul online Office 365 al Microsoft, care reunește toate aplicațiile cunoscute din Microsoft Office – Excel, Word, PowerPoint etc. Astfel, PIPE SYSTEM beneficiază de un set complet de instrumente de nivel corporativ, cu o interfață familiară, viteză ridicată și o taxă lunară previzibilă.
Avantaje principale
Soluția integrată Microsoft Dynamics 365 a optimizat toate procesele cheie de afaceri ale companiei PIPE SYSTEM. Printre principalele avantaje se numără:
- Rentabilitate rapidă a investiției (ROI) datorită costului inițial redus pentru software și hardware
- Posibilitatea de a adapta resursele angajate în funcție de nevoile afacerii și de evoluția contextului
- Actualizarea automată a datelor și fluxul de informații în toate diviziile
- Acces rapid, în timp real, la informații
- Formularea simplă a prețurilor și optimizarea proceselor de vânzare
- O mai bună gestionare a timpului angajaților
- Comunicare modificată
- Rapoarte și analize detaliate bazate pe indicatori-cheie de performanță (KPI)
- O planificare îmbunătățită la nivelul tuturor departamentelor
Conducerea PIPE SYSTEM, încântată de valoarea adăugată oferită de software-ul ERP, intenționează să introducă o soluție suplimentară de Business Intelligence (BI) pentru a completa operațiunile și procesul de expansiune, ducând compania la un nivel superior. În cadrul dezvoltărilor viitoare, aceasta se pregătește să includă funcționalități suplimentare în modulul CRM existent și să aprofundeze raportarea și analiza, împărțind în același timp bugetul pe activități pentru a genera contribuții distincte la profitul net.
„Isystems asigură întreținerea sistemului ERP și adaugă funcționalități complementare, cu scopul de a răspunde cât mai bine nevoilor noastre de afaceri. Ne bucurăm să colaborăm cu un partener atât de de încredere, care dispune totodată de o vastă experiență”, comentează doamna Guneva.
